Smart Working | L’opportunità a cui non puoi rinunciare

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INTRODUZIONE

In questo articolo andremo a vedere insieme come gestire in modo intelligente il tanto nominato Smart Working, ottenendo così una visione più chiara di cosa si potrebbe fare per migliorare la propria organizzazione e ipotizzando un possibile percorso di successo! Perché questo articolo?
digitami, la nostra agenzia che si occupa di Digital Transformation ha come mission proprio la trasformazione digitale delle PMI, e per fare questo, oltre ad offrire servizi dedicati come quello legato all’implementazione dello Smart Working abbiamo pensato di creare un blog per rispondere alle numerose domande sul mondo digital fatte dagli imprenditori!
Nell’ultimo periodo si è sentito spesso parlare di Smart Working e Remote Working. I due termini, molte volte, vengono confusi e considerati uguali, ma in realtà sono due modalità di lavoro differenti. Lo Smart Working non è altro che un’evoluzione del Remote Working, resa possibile da nuove tecnologie, nuovi tool e una nuova cultura aziendale.
Il concetto di Smart Working è strettamente legato al Remote Working, il primo ha però aggiunto maggiore mobilità, versatilità, flessibilità e comfort alle caratteristiche tradizionali del lavoro a distanza.
Remote Working significa “telelavoro”, ossia lavorare in un luogo definito esterno ai locali aziendali, utilizzando gli strumenti tecnologici necessari, ma negli orari stabiliti dal contratto.
Smart Working non significa lavorare qualche giorno in un luogo diverso dall’ufficio o lavorare con un pc portatile invece che con un pc fisso in azienda, vuol dire molto di più!
Vuol dire “lavoro agile”, è un termine usato per riferirsi ad una modalità di lavoro che non è vincolata da orari o luoghi ed è quindi basata su flessibilità organizzativa, adattamento delle risorse umane e strumenti tecnologici che permettono di lavorare da remoto. Il lavoratore può quindi decidere in autonomia come, dove e quando lavorare!
Essere pronti per lo Smart Working significa essere pronti a innovarsi, cambiare il pensiero e la cultura aziendale, riporre fiducia nei propri dipendenti e voler collaborare e cooperare. La fiducia è un presupposto essenziale per introdurre lo Smart Working nella tua azienda, essendo un processo basato sull’autonomia decisionale del lavoratore.
Il datore di lavoro si aspetta maggiore efficienza e produttività da chi fa Smart Working, mentre da chi è in remote working si aspetta una continuità dei risultati.
In parole povere, il Remote Working è un trasferimento della postazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, lo Smart Working consente invece al lavoratore di scegliere liberamente e autonomamente dove, quando e come lavorare.

FONDAMENTI DELLO SMART WORKING

Lo Smart Working è un nuovo modello di lavoro che sempre più imprese stanno adottando e che utilizza nuove tecnologie per migliorare le prestazioni lavorative e la soddisfazione che si ottiene dal lavoro.
Il termine Smart Working significa esattamente quello che sembra: lavoro intelligente o lavoro agile. Lo Smart Working è basato principalmente su due concetti chiave: lavorare in modo più efficiente e usare la tecnologia per farlo.
Le principali caratteristiche dello Smart Working sono:

Lavorare per obiettivi;
Elevati livelli di autogestione;
Continui cambiamenti;
Cultura basata sulla fiducia;
Flessibilità nel tempo e nel luogo di lavoro;
Nuovi strumenti e ambienti di lavoro.

Lo Smart Working offre vantaggi e svantaggi sia per i lavoratori che per l’azienda. Alcuni dei principali vantaggi per cui dovresti decidere di implementarlo sono:

Aumenta la libertà e l’autonomia dei lavoratori, offrendo loro la possibilità di organizzare al meglio il tempo a disposizione;
Fa risparmiare denaro su spazi di lavoro, trasporti, forniture e, in termini di spostamenti, fa risparmiare tempo ai lavoratori;
Migliora la conciliazione della vita lavorativa con quella personale e familiare;
Se il lavoro, che solitamente è basato su obiettivi, è ben strutturato, la produttività aumenterà;
Migliora la qualità della vita del lavoratore, e il lavoratore valorizza il lavoro e l’azienda;
Permette l’integrazione di persone con mobilità ridotta.

Lo Smart Working però comporta anche degli svantaggi, ad esempio:

Il lavoratore potrebbe vedere la sua vita personale invasa dal lavoro;
Potrebbe portare all’isolamento del lavoratore a causa della mancanza di contatto con i colleghi e potrebbe far sorgere la sensazione di non essere parte dell’azienda;
Se il lavoro non è ben pianificato o eseguito, la produttività potrebbe diminuire;
Potrebbe esserci un minore controllo sulla qualità e sulla quantità del lavoro;
I risparmi generati dall’azienda potrebbero significare maggiori spese per i lavoratori, in termini di spazio di lavoro, forniture, strumenti ecc.

L’approccio dello Smart Working basa il suo successo sulle capacità professionali di persone che riescono a lavorare anche distanti dagli uffici. Il carico di lavoro di ogni individuo non è stabilito a priori, ma varia in base alle esigenze ed obiettivi dei diversi progetti.
Gestire un team di lavoratori in Smart Working, che non lavora fisicamente insieme tutti i giorni potrebbe sembrare difficile, ma le nuove tecnologie consentono di ottenere un sistema di gestione che ottimizza dinamicamente la produttività connettendo ogni componente aziendale.
Come visto precedentemente, le nuove tecnologie e il miglioramento di quelle esistenti sono un fattore chiave nello sviluppo dello Smart Working.
Questo comprende un’ampia gamma di strumenti come Internet, Smartphone, Pc portatili, Tablet, Social Network e applicazioni progettate per facilitare la flessibilità sul lavoro e la mobilità. I tool più diffusi che facilitano lo Smart Working sono:

Google suite: è un pacchetto di software e strumenti offerto da Google per facilitare il Cloud computing e la collaborazione, in quanto permette di comunicare con i colleghi, creare, condividere e modificare file e archiviare dati;
Microsoft Teams: è un’app che permette di comunicare con i colleghi attraverso video chiamate, email, messaggi diretti ed istantanei e creare post e domande alle quali i colleghi possono rispondere;
Basecamp: è un software di gestione molto semplice che aiuta ad organizzare calendari, impostare riunioni, tenere traccia delle scadenze e dei lavori;
Zoom: è una piattaforma e un’app desktop che ti consente di pianificare, avviare e registrare riunioni virtuali con il tuo team. Durante le riunioni Zoom è possibile condividere lo schermo con i colleghi in modo da facilitare eventuali spiegazioni;
Slack: è un’ottima applicazione di messaggistica istantanea che permette conversazioni individuali o con l’intero team in tempo reale. È possibile organizzare diverse chat per diversi argomenti o creare canali appositi per ogni cliente e integrare piattaforme come Trello e Pingdom;
Trello: consente di creare una dashboard che evidenzia progetti o categorie e le relative attività. Ogni attività, chiamata scheda, può essere etichettata con un tag e un testo colorati in modo da differenziarle;
Dropbox: permette di inviare, archiviare o salvare file, soprattutto di grandi dimensioni che sarebbero impossibili da inviare via email.

Tutti questi strumenti si sono rivelati molto utili per la gestione dello Smart Working, l’obiettivo del loro utilizzo non è solo ottenere una migliore prestazione lavorativa, ma farlo in tempi più brevi e in modo smart.

IMPLEMENTARE LO SMART WORKING

Per evitare confusione e un’implementazione non uniforme, il primo passo per implementare lo Smart Working è capire come riuscire a garantire orari flessibili, fissare delle linee guida precise e formare i dipendenti in vista del cambiamento.

I sei passaggi fondamentali da seguire prima di implementare lo Smart Working nella tua azienda sono:

Identificare le posizioni e i lavori che possono essere svolti in Smart Working, in quanto alcuni lavori devono necessariamente essere eseguiti in sede;
Identificare le persone che ne trarranno beneficio e che si troveranno a proprio agio con lo Smart Working. Alcuni lavoratori preferiscono l’ufficio, altri riescono ad autogestirsi senza bisogno di una supervisione diretta;
Definire le aspettative e le responsabilità di tutti i dipendenti in modo chiaro e definito;
Stabilire regole chiare per i dipendenti in Smart Working, incluse la presenza, la disponibilità, gli straordinari, i benefici, la retribuzione, gli orari ecc.
Essere consapevoli del percorso di carriera dei dipendenti. È necessario trovare modi per promuovere la crescita dei lavoratori e gratificarli, nonostante la distanza. I progetti collaborativi potrebbero favorire l’interazione tra membri del team che sono a distanza e aiutare i supervisori ad individuare le potenzialità di ogni dipendente;
Utilizzare servizi di cloud computing. I servizi cloud sono perfetti per lo Smart Working in quanto i lavoratori possono accedervi ovunque, basta disporre di una connessione Internet.

Dopo aver definito questi passi preliminari, il processo per pianificare e adottare le pratiche di Smart Working può essere avviato. I passi successivi da affrontare sono i seguenti:

Aumentare la consapevolezza;
Stabilire le esigenze;
Definire gli obiettivi;
Determinare costi e benefici;
Definire le priorità;
Piano d’azione;
Revisione.

Aumentare la consapevolezza dello Smart Working

Aumenta la consapevolezza dei direttori, dei manager e dei lavoratori e ottieni il loro consenso. La consapevolezza dei potenziali vantaggi, delle nuove competenze richieste e del ruolo delle tecnologie è fondamentale per fissare obiettivi di miglioramento. L’impegno e il supporto manageriale sono fondamentali fin dall’inizio. Se i manager sono consapevoli di ciò che l’azienda può trarre dall’adozione di tecniche Smart Working, saranno più propensi a favorirne il successo. Dato che il cambiamento delle modalità di lavoro si basa sul cambiamento culturale e comportamentale, sarà necessario procedere lentamente e considerare le esigenze e la necessità di formare il personale. Lo Smart Working è una strategia per una migliore gestione della forza lavoro, pertanto sono necessarie delle linee guida che rispettino le esigenze aziendali e spieghino chiaramente in che misure e come implementare i nuovi processi.

Stabilire le esigenze

È necessario raccogliere dati tramite sondaggi e stabilire cosa è possibile, pratico e necessario fare. Il team manageriale deve definire le tecniche migliori da adottare in base agli obiettivi che si vogliono raggiungere. Ci sono diverse necessità da soddisfare:

Esigenze aziendali: è indispensabile, dopo aver individuato a che dipartimenti può essere applicato lo Smart Working, capire le implicazioni che nasceranno dal cambiamento e identificare cosa è richiesto in termini di spese, tecnologie e supporto;
Esigenze dei lavoratori: è importante sapere cosa apprezzerebbero i dipendenti e cosa invece non vorrebbero. Imporre una soluzione dall’alto senza soddisfare prima le necessità potrebbe provocare insoddisfazione e bassa motivazione tra i lavoratori. I dipendenti devono essere consapevoli che la loro opinione conta in questo passaggio e che i cambiamenti andranno anche a vantaggio loro. Dato che è principalmente grazie ai dipendenti che lo Smart Working può funzionare, è importante considerare ciò che è di valore per l’individuo e la tua organizzazione. Una politica basata sulla flessibilità e sui bisogni personali porterà i lavoratori ad essere più efficienti e leali;
Salute e sicurezza: come conseguenza dello Smart Working potrebbero sorgere implicazioni per la salute e la sicurezza dei lavoratori. Potrebbe sorgere come conseguenza di orari di apertura più lunghi o del lavoro in solitudine. Il datore di lavoro dovrebbe preoccuparsi anche di questi aspetti ed eventualmente predisporre un piano per prevenire e risolversi.

Definire gli obiettivi dello Smart Working

Per integrare lo Smart Working con successo è necessario fissare obiettivi chiari e realizzabili. Gli indicatori principali sono la produttività, il turnover e la soddisfazione del personale. Per fissare gli obiettivi è utile usare il principio SMART ossia:

Specific: gli obiettivi devono essere specifici e chiari;
Measurable: misurabili, in modo da mostrare chiaramente cosa hai raggiunto;
Achievable: raggiungibili perché un obiettivo deve essere realistico, commisurato alla disponibilità delle risorse;
Relevant: devono essere obiettivi rilevanti, ben definiti e soprattutto pertinenti;
Time bond: devono essere limitati nel tempo. È necessario specificare un periodo entro il quale un obiettivo deve essere raggiunto.

Determinare costi e benefici

Ogni attività che viene svolta in Smart Working ha dei costi di implementazione e benefici. È necessario quantificarli e non dimenticare che anche la formazione dei dipendenti sarà un costo da sostenere.

Una volta deciso il sistema per monitorare l’efficacia del programma, è utile prendere in considerazione l’idea di iniziare con un periodo di prova.

Definire le priorità

Dopo aver stabilito le esigenze dei lavoratori è necessario passare all’azione. Conoscendo le preferenze dei lavoratori è più semplice scegliere le misure principali da adottare per far si che lo Smart Working funzioni. È importante, dopo averle definire, comunicare il risultato al personale in modo che possa diventare consapevole di ciò che è stato attuato e cosa potrebbe essere attuato in una fase successiva.

Piano d’azione

Attuare il piano d’azione scelto, non è così semplice. È necessario metterlo in atto nei limiti delle scadenze e responsabilità dei compiti stabiliti e rispettando il budget a disposizione.

Revisione dello Smart Working

Il processo di revisione garantisce il mantenimento del piano e il raggiungimento degli obiettivi. Il processo di integrazione di Smart Working dovrebbe essere revisionato regolarmente in modo da poter controllare eventuali andamenti negativi.

CONCLUSIONI

Lo Smart Working non è né un nuovo tipo di contratto, né semplicemente lavoro da casa. Lo Smart Working è una particolare modalità lavorativa che abbraccia un nuovo approccio basato su fiducia e collaborazione all’interno dell’azienda. L’applicazione dello Smart Working consente al lavoratore di svolgere la sua attività a distanza, dove, quando e come vuole.

Integrare lo Smart Working all’interno della tua azienda, significa ripensare il lavoro da un punto di vista più intelligente, mettere in discussione i tradizionali obblighi derivanti dal posto di lavoro e dagli orari. Lasciare alle persone maggiore indipendenza nel definire le proprie modalità di lavoro le renderà più produttive, anche grazie a premi basati su risultati-responsabilità.

L’indipendenza, la flessibilità, la responsabilità, la fiducia e la valorizzazione dei talenti sono i principi chiave dello Smart Working.

Il funzionamento dello Smart Working è basato prevalentemente sull’uso di tecnologie e software che permettono di definire gli obiettivi, comunicare in modo rapido ed efficiente e di gestire le attività in qualunque luogo e ora.

Lo Smart Working mira a migliorare l’efficienza e l’efficacia nel raggiungimento dei risultati dell’azienda e nella creazione di valore.

“Work smarter, not harder”

Lo Smart Working permette di essere più organizzati, produttivi ed efficienti, aiuta a raggiungere più rapidamente obiettivi e risultati e consente di risparmiare tempo per altre cose. Il lavoro tradizionale richiede molto più tempo per raggiungere gli obiettivi, fa sprecare del tempo e può essere un’esperienza estenuante.