Il caso Intravibes
Come Digitalizzare un'Azienda con 20,60€ al mese
Il Contesto
Attraverso questo Case Study conosceremo da vicino l’esperienza di una Società di Consulenza e scopriremo come la Digital Transformation può non solo snellire i processi aziendali, ma anche portare un aumento esponenziale del fatturato.
Per comprendere meglio come ciò sia stato possibile, è necessario sapere qualcosa di più sulla società che ha sperimentato da vicino i risultati di questa trasformazione.
Intravibes è una società di Londra specializzata nel supportare Startup erogando Consulenza Strategica. La società, relativamente giovane in quanto lanciata ad inizio 2019, ha focalizzato la propria strategia di ricerca clienti sia su eventi fisici che sul tradizionale passaparola.
In poco tempo le consulenze e i progetti realizzati sono diventati numerosi. Una gestione che si era rilevata ideale per una realtà giovane è diventata però, in poco tempo, molto inadeguata.
Il Problema
Per poter strutturare un processo di trasformazione digitale siamo innanzitutto partiti dalle principali criticità emerse nella prima fase dell’attività aziendale:
- Risorse Limitate
- Costi Elevati
- Spreco di Tempo
Saturazione delle risorse ed eccessivi costi operativi legati alla gestione fisica di eventi e appuntamenti, sono diventati problemi ingestibili col passare dei mesi. Marzo 2020 e l’arrivo della pandemia hanno reso questo approccio non più sostenibile e il passaggio al digitale è diventato non solo utile, ma ormai necessario.
La Digitalizzazione non era più una scelta, ma una necessità primaria!
Primi passi nel Digitale
Il passaggio al digitale ha portato presto risultati inattesi: le prenotazioni di consulenze sono notevolmente aumentate.
La trasformazione ha però portato anche una serie di problemi:
- Confusione negli appuntamenti: non disponendo di un sistema di prenotazione automatizzato, le numerose richieste di prenotazione non sono state adeguatamente gestite trasformandosi in occasioni di fatturato perso;
- Ritardi nelle consulenze: gli appuntamenti diventati sempre più numerosi, prevedevano un ritmo serrato. È capitato però che la calendarizzazione non venisse rispettata dai clienti che, in mancanza di un promemoria, causavano ritardi a cascata;
- Difficoltà nel gestire le informazioni dei clienti: il numero di richieste e le informazioni recepite dai clienti sono aumentate nel tempo e la loro organizzazione è diventata presto più complessa.
Il processo di Digital Transformation non è stato semplice all’inizio. Però con gli strumenti giusti i risultati sono arrivati!
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La Soluzione
Ci siamo resi conto che gestire consulenze ed eventi in digitale era possibile e pure semplice. Certo, con gli strumenti giusti!
Con l’Azienda abbiamo sviluppato questa trasformazione partendo dai problemi emersi nella prima fase. La digitalizzazione degli appuntamenti e degli eventi si è rivelata fin da subito profittevole ed è quindi bastato individuare le modalità migliori per sfruttare questo vantaggio.
Il passaggio al digitale ha previsto l’utilizzo di alcuni strumenti che vediamo qui di seguito.
Zoom
Essendo la prestazione delle consulenze il “prodotto” dell’Azienda abbiamo testato tutti i tool presenti sul mercato per trovare quello che garantisse la migliore stabilità e qualità della videochiamata.
La nostra ricerca ha evidenziato come Zoom fosse la soluzione più adatta anche per ovviare alle necessità di tenere diversi Webinar. In questo caso abbiamo valutato che il piano PRO fosse quello più adatto per le esigenze aziendali
Calendly
Al fine di ridurre le risorse impiegate per gestire le prenotazioni e garantirne l’automazione, lo strumento utilizzato è stato Calendly. Un tool semplice ed intuitivo pensato per permettere al cliente di prenotare un appuntamento in autonomia, selezionando giorno e orario in base alle disponibilità visibili a calendario.
Grazie a Calendly, viene inviato un link per e-mail all’utente, dal quale può accedere al calendario per la prenotazione. Una volta selezionata la propria preferenza, il cliente riceve poi una conferma per email con il link Zoom per la riunione e, soprattutto, un reminder prima dell’appuntamento.
La sincronizzazione con Google Calendar e Outlook permette di visualizzare le prenotazioni effettuate dai clienti e di aggiungere o eliminare slot orari a seconda degli impegni.
Hubspot
Una delle criticità emerse nella prima fase della Digital Transformation ha riguardato la difficoltà di gestire i contatti e le informazioni recepite dai potenziali clienti. Lo strumento ideale per risolverla è stato HubSpot. Tra le diverse funzioni quella selezionata è stata il CRM: un’area dove tenere traccia degli avanzamenti di tutte le trattative commerciali in corso. A colpo d’occhio è diventato possibile capire quali contatti attendevano la programmazione del primo appuntamento, quali aspettavano la ricezione del preventivo, la numerica di contatti persi e di quelli convertiti invece in clienti. Tutto in un’unica e chiara visualizzazione.
Zapier
L’ultimo strumento che vale la pena evidenziare è Zapier, anch’esso un tool di automazione che permette di condividere le informazioni fra le numerose applicazioni utilizzate nell’operatività quotidiana.
Zapier automatizza la comunicazione fra le applicazioni, creando flussi di informazioni. In questo modo viene garantito un notevole risparmio di tempo e soprattutto viene scongiurata la perdita di dati nel passaggio da uno strumento all’altro.
In termini pratici è stato possibile collegare la compilazione dei moduli di contatto presenti sul Sito Web con il CRM (HubSpot). In questo modo ogni volta che un potenziale cliente inserisce i propri dati sul Sito questi vengono inseriti in automatico anche nel CRM. Tutto avviene in autonomia e senza il minimo investimento di tempo.
Risultati?
Aumento delle ore fatturabili
Riduzione dei costi di trasferta e gestione
Maggiore soddisfazione dei clienti
E tutto questo con un Investimento di soli 20,60€ al mese
Zoom Pro
Calendly Premium
GRATIS
Hubspot
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Zapier
Identificare gli sprechi di risorse e trovare gli strumenti adeguati per eliminarli è il primo passo per vedere la marginalità aziendale aumentare. Il secondo è… passare alla pratica!
Se hai voluto approfondire fino alle fine il caso di Intravibes, te ne siamo grati e presumiamo che tu sia interessato ai servizi di Digital Transformation. Per qualsiasi informazione non esitare a contattarci, saremo lieti di analizzare il tuo caso e accompagnarti nel percorso di trasformazione digitale che ti farà presto pensare “Ma perché non l’ho fatto prima?”.